En los términos de la Resolución 12717 del pasado 27 de diciembre de 2005 de la Dian, se habilita el uso de este mecanismo en los servicios informáticos (expresión que reemplazó a 'software de declaración y pago electrónico'), para la presentación electrónica con firma digital respaldada con certificado digital, por parte de personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma.
A continuación destacamos aspectos relevantes de este mecanismo, conforme con lo previsto en las Resoluciones 12717 en cita y 12801 del 28 de diciembre de 2005, veamos:
A) Características relevantes del mecanismo de certificación y firma digital
* El certificado tendrá vigencia de tres años contados a partir de su generación.
* Se emiten únicamente a la persona natural, el cual es válido para asumir obligaciones a nombre propio y/o del tercero a quien represente o por quien actúe (contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante que deba cumplir el deber de declarar por medios electrónicos, así como al revisor fiscal o contador).
* Son Gratuitos.
* El atributo 'Subject' es diligenciado usando cadenas del tipo 'nombre distinguido' DN y no puede estar en blanco por ningún motivo. Debe contener la siguiente información: Nombre, dirección y domicilio del usuario; identificación del usuario; DN del usuario; nombre, dirección y lugar donde realiza actividades la Dian como entidad de certificación; clave pública del usuario; metodología para verificar la firma digital del usuario impuesta en las transacciones y documentos electrónicos; número de serie del mecanismo digital; fecha de emisión y expiración del certificado y firma de la entidad de certificación para autenticar el certificado.
B) Emisión y activación del mecanismo para certificación y firma digital
* Emisión:
Diligenciamiento por parte de la Dian del formato para registrar la información del suscriptor proveniente del RUT y, formalización por medio de la cual la entidad pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y, el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes al mismo, así como la disposición del servicio informático electrónico soporte de esta función para generar automáticamente los códigos de activación del mecanismo para su posterior uso.
* Activación:
Autogestión que realiza el usuario suscriptor a través de los servicios informáticos electrónicos que permite a partir de los códigos de activación, generar su mecanismo digital consistente en el certificado digital y clave privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trámites.
C) Tiempo de presentación:
Los documentos firmados digitalmente en uso del mecanismo de firma y certificación digital, tendrán como fecha de presentación ante la Dian, la fecha y hora de recepción registrada en el acuse de recibo generado por los servicios informáticos electrónicos de la entidad.
D) Obligaciones de los usuarios suscriptores del mecanismo de la Dian para firma con certificado digital.
* Recibir, conservar y utilizar correctamente los mecanismos digitales.
* Custodiar los mecanismos tomando las precauciones requeridas para evitar su pérdida, olvido, revelación, modificación, suplantación o uso no autorizado.
* Solicitar oportunamente la revocación de los servicios informáticos electrónicos cuando se cumpla alguno de los supuestos previstos para el efecto.
* No revelar la clave privada ni la información de activación del mecanismo digital.
* Asegurar que toda la información contenida en los mecanismos digitales sea correcta.
* Informar inmediatamente a la Dian acerca de cualquier situación que pueda afectar la validez de los mecanismos digitales.
* Destruir el mecanismo digital cuando expire o sea revocado.
* Mantener actualizado el Registro Único Tributario.
E) Responsabilidad de los usuarios suscriptores
Será responsabilidad del suscriptor del mecanismo de firma y certificado digital para los servicios informáticos electrónicos:
* La falsedad, error u omisión en la información suministrada a la Dian y el incumplimiento de sus deberes y obligaciones como usuario.
* Solicitar la revocación del certificado en el caso de presentarse la pérdida de la clave privada o cuando ésta ha sido expuesta, corre peligro o se le dé un uso indebido.
F) Pérdida de validez:
* Por pérdida de la clave privada.
* Por haber sido expuesta la clave privada o peligro de uso indebido.
* Por muerte del suscriptor.
* Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
* Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
* Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
* Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
* Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
* Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
En los dos primeros casos, el suscriptor está obligado a solicitar la revocación del certificado digital, en los demás eventos procede tal revocación de oficio o a solicitud de parte.
G) Renovación:
La vigencia del mecanismo para firma digital se extenderá en los siguientes eventos:
* Por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del mecanismo, que será con treinta días de antelación.
* Por disposición de la Dian.
H) Obligados a utilizar los servicios informáticos electrónicos, incluido el mecanismo de firma con certificado digital
Sobre el particular, precisa la Resolución 12801 del 28 de diciembre que los contribuyentes y agentes de retención obligados a utilizar los servicios informáticos electrónicos son:
Los Grandes Contribuyentes, Personas Jurídicas de las Administraciones de Impuestos Nacionales de las ciudades de Bogotá, Barranquilla, Cali, Medellín, Bucaramanga, Palmira y Tulúa, expresamente señalados en las Resoluciones 2889 de abril 2 de 2001, 02303 del primero de abril de 2005 y 02936 del 6 de octubre de 2005; así como los contribuyentes de la Administración de Impuestos Nacionales de Personas Naturales de Bogotá, expresamente señalados en la Resolución 2889 de 2001, excluidas las personas jurídicas señaladas en la Resolución 10502 de diciembre 18 de 2003 a quienes se les revocó el acceso al sistema de declaración y pago electrónico.
Sin perjuicio de lo anterior, advierte la Resolución 12801 de 2005 que aunque el suscriptor no forme parte de la relación que incluyen las resoluciones antes identificadas, podrá en todo caso hacer uso del mecanismo de firma con certificado digital para la presentación de sus propias declaraciones tributarias.
Las declaraciones que deben presentar tales contribuyentes, utilizando los servicios informáticos electrónicos, incluido el mecanismo de firma con certificado digital, son las declaraciones iniciales, extemporáneas y correcciones, así como diligenciamiento de recibos de pago, por los siguientes conceptos y períodos:
* Impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad e impuesto sobre la renta y complementarios de personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad, correspondientes al año gravable 2005 y siguientes
* Impuesto sobre las ventas, retención en la fuente correspondientes al año gravable 2005 y siguientes
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